Dlaczego przegląd dokumentów decyduje o wiarygodności paszportu
Cyfrowy paszport produktu jest tak wiarygodny, jak dokumenty, na których się opiera. Jeden nieaktualny certyfikat albo instrukcja przypisana do niewłaściwego modelu podważa całą stronę produktu, którą widzi klient po zeskanowaniu kodu QR. Dlatego przegląd dokumentów i certyfikatów nie powinien być jednorazowym porządkowaniem folderu, tylko stałym etapem przed każdą publikacją, z jasnym podziałem, kto sprawdza, co sprawdza i do kiedy.
Co sprawdzić w każdym certyfikacie
Minimalna lista to: czy certyfikat dotyczy właściwego produktu lub materiału, kto go wystawił i pod jakim numerem, od kiedy i do kiedy jest ważny, czy status odpowiada datom i czy ten sam certyfikat nie występuje już w systemie w innej wersji. Warto też sprawdzić, czy plik jest kompletny, a jego nazwa pozwala go później odnaleźć. Najczęstsze problemy to brak numeru, pomylone daty i ten sam certyfikat zapisany dwa razy z drobnymi różnicami.
Co sprawdzić w dokumentach produktu
Przy kartach technicznych, deklaracjach i instrukcjach najważniejsze jest dopasowanie do produktu. Dokument powinien wskazywać ten sam model, SKU, GTIN, numer partii lub numer seryjny co rekord. Tytuł i typ dokumentu muszą jasno mówić, czym on jest, a ten sam dokument nie powinien być dodany dwa razy. Osobno warto zdecydować, które dokumenty mają być publiczne w paszporcie, a które zostają wewnątrz firmy.
Jak pomagają automatyczne kontrole wstępne
Większość powyższych punktów można sprawdzić regułami, zanim dokument trafi do człowieka. DPPC ostrzega o brakujących polach, błędnej kolejności dat, certyfikatach wygasłych lub wygasających, duplikatach i plikach, których nazwa nie pasuje do rekordu. Gdy PDF ma czytelną warstwę tekstową, system sprawdza też, czy dokument wspomina produkt i czy nie zawiera innego SKU lub GTIN. Dokumenty z ostrzeżeniami trafiają do przeglądu jako wymagające uwagi.
Gdzie decyzja należy do człowieka
Reguły wychwycą niespójność, ale nie ocenią, czy badanie zostało przeprowadzone według właściwej normy, czy deklaracja obejmuje wszystkie warianty albo czy dostawca jest wiarygodny. To zadanie osoby odpowiedzialnej za jakość lub zgodność. Dlatego w DPPC każdy dokument i certyfikat ma termin przeglądu, a decyzja o zatwierdzeniu lub odrzuceniu jest zapisywana razem z notatką. Produkt z odrzuconym dokumentem lub wygasłym certyfikatem nie może zostać opublikowany.
Przegląd dokumentów krok po kroku
Zacznijcie od produktów, które mają być opublikowane najwcześniej. Zaimportujcie certyfikaty i dokumenty, przejrzyjcie ostrzeżenia z kontroli wstępnych i poprawcie dane, które da się poprawić od razu. Pozostałe dokumenty przejrzyjcie w centrum przeglądu, zbiorczo zatwierdzając te bez uwag. Braki, których nie da się uzupełnić wewnętrznie, przekażcie dostawcom. Na koniec sprawdźcie wskaźnik gotowości produktów: pokaże, co jeszcze blokuje publikację.