Co sprawdzają automatyczne kontrole wstępne
Za każdym razem, gdy dodajecie dokument lub certyfikat, importujecie dane z pliku CSV albo wysyłacie je przez API, DPPC uruchamia zestaw reguł sprawdzających jakość danych. Wynik to lista konkretnych ostrzeżeń i podpowiedzi, na przykład o brakującym numerze certyfikatu, dacie ważności wcześniejszej niż data wystawienia albo pliku, którego nazwa nie pasuje do produktu. Dzięki temu błędy są widoczne od razu, a nie dopiero podczas przeglądu lub po publikacji paszportu.
Certyfikaty: dane, daty i duplikaty
Dla certyfikatu system sprawdza, czy podano wystawcę i numer, czy data ważności nie jest wcześniejsza niż data wystawienia, czy certyfikat nie wygasł już w chwili zapisu albo nie wygasa wkrótce oraz czy status zgadza się z datami. Wykrywa też certyfikat o tej samej nazwie zapisany wcześniej z innym numerem lub innym wystawcą. Ostrzega, gdy nazwa pliku PDF nie odpowiada nazwie lub numerowi certyfikatu albo gdy plik jest podejrzanie mały i może być niekompletny.
Dokumenty produktu: czy plik pasuje do rekordu
Przy dokumentach produktu DPPC wychwytuje dokument o tym samym tytule i typie dodany drugi raz, bardzo krótkie tytuły oraz pliki, których nazwa nie zawiera SKU ani nazwy produktu. Jeśli plik PDF ma warstwę tekstową, którą da się odczytać, system dodatkowo sprawdza, czy dokument wspomina produkt i swój tytuł oraz czy nie zawiera innego SKU, GTIN, numeru partii lub numeru seryjnego niż rekord produktu. To prosty sposób na wyłapanie dokumentu dodanego do niewłaściwego produktu.
Import danych: produkty, materiały i dostawcy
Te same reguły działają przy imporcie CSV. W produktach system sygnalizuje brak marki, modelu lub kraju pochodzenia, zbyt ogólny opis, nietypowy format GTIN i niewypełnione pola branżowe. W materiałach wykrywa sumę udziałów przekraczającą 100 procent, podejrzanie niskie wartości, masę bez jednostki, brak dostawcy i kraj pochodzenia niezgodny z krajem dostawcy. W dostawcach zwraca uwagę na brak kontaktu i kraju oraz numer VAT przypisany już do innego dostawcy.
Ostrzeżenia, podpowiedzi i decyzja człowieka
Kontrole niczego nie odrzucają samodzielnie. Dokument lub certyfikat z ostrzeżeniami trafia do przeglądu ze statusem „wymaga przeglądu”, a osoba odpowiedzialna widzi, czego dotyczą uwagi. Jeśli w czytelnym tekście PDF da się znaleźć numer certyfikatu lub wystawcę, a pole w rekordzie jest puste, system może je podpowiedzieć. Każdy wynik ma też ocenę pewności. Przez API te same kontrole są dostępne w trybie podglądu, który zwraca ostrzeżenia bez zapisywania danych.
Czego automatyczne kontrole nie robią
Mówimy o tym otwarcie, bo od tego zależy zaufanie do procesu. Kontrole to przewidywalne, jawne reguły, a nie model sztucznej inteligencji. Nie rozpoznają tekstu ze skanów, a treść odczytują tylko z tej części plików PDF, która ma zwykłą warstwę tekstową. Nie oceniają też, czy dokument jest merytorycznie poprawny. Ich zadaniem jest wychwycić braki, niespójności i pomyłki, zanim zajmie się nimi człowiek, a decyzję o zatwierdzeniu zawsze podejmuje osoba przeglądająca dokument.