Zastosowanie

Oprogramowanie do dokumentacji produktowej i kontroli aktualności dokumentów

Kontrola aktualności dokumentów i certyfikatów produktowych: daty ważności, przegląd z terminem, wersje z sumą kontrolną i blokada publikacji produktu z nieważnym certyfikatem.

oprogramowanie do kontroli aktualności dokumentówoprogramowanie do dokumentacji produktowejzarządzanie certyfikatami produktów

Umów demo Załóż organizację

Jakie problemy rozwiązuje ta strona

Pliki są rozrzucone między folderami, mailami, PDF-ami i arkuszami.

Nikt nie ma pewności, która wersja dokumentu produktu jest ostatnią zatwierdzoną.

Sprzedaż, dział produktu i dział zgodności pracują na oddzielnych źródłach danych.

Co dostaje zespół

Jeden uporządkowany rekord produktu dla dokumentów, materiałów, dostawców i certyfikatów.

Kontrola gotowości, historia zmian i proces publikacji w jednym miejscu.

Publiczna strona produktu po QR zamiast doraźnego wysyłania plików.

Następny krok

Zobacz ten proces na realistycznym demo produktu

Pokażemy przepływ produktu, stronę publiczną, automatyczne kontrole i warstwę API najlepiej dopasowaną do tego zastosowania.

Umów demo Wróć na stronę główną

Głębokie nurkowanie

Bardziej szczegółowy widok przepływu pracy związanego z tym zamiarem wyszukiwania

Dlaczego aktualność dokumentów produktowych jest tak trudna do utrzymania

Deklaracje, karty techniczne, instrukcje i certyfikaty przychodzą od różnych dostawców, w różnych wersjach i z różnymi datami ważności. Zwykle lądują w folderach sieciowych i skrzynkach mailowych, a informacja o tym, która wersja obowiązuje, żyje w głowie jednej osoby. Problem wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy klient, dystrybutor albo kontroler prosi o aktualny dokument, a zespół nie jest pewien, czy ten w folderze jest jeszcze ważny.

Każdy dokument i certyfikat przypisany do produktu

W DPPC dokumenty PDF i certyfikaty nie leżą w osobnym archiwum, tylko są przypisane do konkretnych produktów. Certyfikat ma numer, wystawcę, datę wystawienia i datę ważności, a jeden certyfikat może obejmować wiele produktów. Dzięki temu od razu widać, których produktów dotyczy dany dokument i które produkty stracą komplet dowodów, gdy certyfikat przestanie być ważny.

Daty ważności i automatyczny status „wygasły”

Po upływie daty ważności DPPC automatycznie oznacza certyfikat jako wygasły. Produkt z wygasłym albo odrzuconym certyfikatem traci pełną gotowość, a jego wskaźnik gotowości pokazuje brak. Takiego produktu nie da się zatwierdzić do publikacji, dopóki nie zostanie dodany ważny dokument. Data ważności jest też widoczna na publicznej stronie paszportu, więc osoba skanująca kod QR widzi, do kiedy certyfikat obowiązuje.

Przegląd dokumentów z terminem i przypomnieniami

Każdy nowy dokument i certyfikat trafia do przeglądu z terminem: standardowo pięć dni, a dla certyfikatu, który wygasa w ciągu 30 dni, dwa dni. Gdy termin minie, a dokument nadal czeka na decyzję, system wysyła przypomnienie w aplikacji. Centrum przeglądu zbiera wszystkie dokumenty oczekujące na decyzję w jednym miejscu i pozwala zatwierdzać je lub odrzucać zbiorczo, z notatką wyjaśniającą decyzję.

Wersje, sumy kontrolne i historia zmian

Nowa wersja dokumentu nie nadpisuje starej bez śladu. DPPC zapisuje kolejne wersje z sumą kontrolną SHA-256, dzięki czemu można sprawdzić, czy plik nie został zmieniony, i w razie potrzeby przywrócić wcześniejszą wersję. Zatwierdzenia, odrzucenia i publikacje produktów trafiają do historii, a właściciele i administratorzy organizacji widzą dziennik aktywności całego zespołu. Centrum duplikatów pomaga wychwycić ten sam dokument dodany kilka razy.

Jak uporządkować dokumentację produktową w DPPC

Zacznijcie od jednej grupy produktów z największą liczbą certyfikatów. Zaimportujcie produkty i certyfikaty z plików CSV, a dokumenty PDF dodajcie przez import z załącznikami. Automatyczne kontrole wstępne wskażą pliki z niepasującą nazwą, duplikaty i podejrzane rozmiary. Po przeglądzie wskaźnik gotowości pokaże, którym produktom brakuje dokumentów lub ważnych certyfikatów, i od tych braków warto zacząć rozmowy z dostawcami.

FAQ

Najczęstsze pytania

Jak DPPC pilnuje, żeby certyfikaty były aktualne?

Każdy certyfikat ma datę ważności. Po jej upływie system automatycznie oznacza go jako wygasły, a produkty, których dotyczy, tracą pełną gotowość i nie mogą zostać zatwierdzone do publikacji do czasu dodania ważnego dokumentu.

Czy można przywrócić starszą wersję dokumentu?

Tak. Każda wersja dokumentu i certyfikatu jest zapisywana razem z sumą kontrolną SHA-256 i można przywrócić wcześniejszą wersję.

Kto zatwierdza dokumenty?

Uprawnienia zależą od roli w organizacji, na przykład menedżera ds. zgodności lub administratora. Każda decyzja jest zapisywana, a odrzucenie można opatrzyć notatką dla osoby, która dodała dokument.

Jakie pliki można dodawać jako dokumenty?

Dokumenty produktowe dodaje się jako pliki PDF do 10 MB. Każdy dokument ma typ, właściciela, status przeglądu i ustawienie, czy ma być widoczny na publicznej stronie paszportu.

Czy klienci widzą wszystkie nasze dokumenty?

Nie. Na stronie paszportu pojawiają się tylko dokumenty i certyfikaty oznaczone jako publiczne. Pobrania odbywają się przez linki ważne 30 minut i są rejestrowane.

Kolejne ścieżki

Połącz przypadek użycia ze stronami kategorii i stronami kupujących

Książka demonstracyjna

Przejdź z ruchu generującego problemy na główną stronę konwersji.

Rozwiązanie meblowe

Połącz przypadek użycia z jedną z najsilniejszych stron kategorii w bieżącym klastrze SEO.

Dla producentów

Pokaż ten sam przepływ pracy z punktu widzenia kupującego, a nie tylko z punktu widzenia problemu operacyjnego.

Powiązane zastosowania

Poznaj inne strony o wysokiej intencji zakupowej

Paszport produktu z kodem QR: publiczna strona produktu zawsze z aktualnymi danymi

Paszport produktu z kodem QR: stały adres, aktualne dane, materiały, dokumenty i certyfikaty w czterech językach. Jak działa, co widzi klient i jak go wdrożyć.

API danych produktowych dla cyfrowych paszportów produktów i systemów zewnętrznych

Połącz ERP, PIM, procesy dostawców i zewnętrzne narzędzia przez klucze API, zadania synchronizacji, walidację w trybie podglądu i webhooki.

Automatyczna kontrola dokumentów i certyfikatów produktowych

Automatyczne kontrole wstępne wychwytują braki, błędne daty, duplikaty i niepasujące pliki PDF, zanim dokumenty i certyfikaty trafią do przeglądu i paszportu produktu.