Warum die Dokumentenprüfung über die Glaubwürdigkeit des Produktpasses entscheidet
Ein digitaler Produktpass ist nur so glaubwürdig wie die Dokumente, auf denen er beruht. Ein einziges veraltetes Zertifikat oder eine Anleitung, die dem falschen Modell zugeordnet ist, stellt die gesamte Produktseite infrage, die Kunden nach dem Scannen des QR-Codes sehen. Deshalb sollte die Prüfung von Dokumenten und Zertifikaten kein einmaliges Aufräumen eines Ordners sein, sondern ein fester Schritt vor jeder Veröffentlichung, mit klarer Zuständigkeit, wer was bis wann prüft.
Was bei jedem Zertifikat zu prüfen ist
Die Mindestliste lautet: Betrifft das Zertifikat das richtige Produkt oder Material, wer hat es unter welcher Nummer ausgestellt, ab wann und bis wann ist es gültig, passt der Status zu den Daten, und gibt es dasselbe Zertifikat bereits in einer anderen Fassung im System? Prüfen Sie außerdem, ob die Datei vollständig ist und ihr Name das spätere Auffinden erleichtert. Die häufigsten Probleme sind fehlende Nummern, vertauschte Daten und dasselbe Zertifikat, das mit kleinen Abweichungen zweimal gespeichert wurde.
Was bei Produktdokumenten zu prüfen ist
Bei Datenblättern, Erklärungen und Anleitungen kommt es vor allem auf die Zuordnung zum Produkt an. Das Dokument sollte dasselbe Modell, dieselbe SKU, GTIN, Chargen- oder Seriennummer nennen wie der Datensatz. Titel und Dokumenttyp müssen klar sagen, worum es sich handelt, und dasselbe Dokument sollte nicht doppelt hinzugefügt werden. Getrennt davon lohnt es sich festzulegen, welche Dokumente im Produktpass öffentlich sein sollen und welche im Unternehmen bleiben.
Wie automatische Vorprüfungen helfen
Die meisten dieser Punkte lassen sich mit Regeln prüfen, bevor ein Dokument bei einem Menschen landet. DPPC weist auf fehlende Felder, eine falsche Reihenfolge von Daten, abgelaufene oder bald ablaufende Zertifikate, Duplikate und Dateien hin, deren Name nicht zum Datensatz passt. Hat die PDF-Datei eine lesbare Textebene, prüft das System außerdem, ob das Dokument das Produkt erwähnt und ob es eine andere SKU oder GTIN enthält. Dokumente mit Hinweisen gehen als prüfungsbedürftig in die Prüfung.
Wo der Mensch entscheidet
Regeln erkennen Widersprüche, aber sie beurteilen nicht, ob eine Prüfung nach der richtigen Norm durchgeführt wurde, ob eine Erklärung alle Varianten abdeckt oder ob ein Lieferant verlässlich ist. Das ist Aufgabe der für Qualität oder Compliance verantwortlichen Person. Deshalb hat in DPPC jedes Dokument und jedes Zertifikat eine Prüffrist, und die Entscheidung über Freigabe oder Ablehnung wird zusammen mit einer Notiz gespeichert. Ein Produkt mit abgelehntem Dokument oder abgelaufenem Zertifikat kann nicht veröffentlicht werden.
Dokumentenprüfung Schritt für Schritt
Beginnen Sie mit den Produkten, die als erste veröffentlicht werden sollen. Importieren Sie Zertifikate und Dokumente, gehen Sie die Hinweise der Vorprüfungen durch und korrigieren Sie, was sich sofort korrigieren lässt. Die übrigen Dokumente prüfen Sie im Review Center und geben diejenigen ohne Hinweise gesammelt frei. Lücken, die sich intern nicht schließen lassen, geben Sie an die Lieferanten weiter. Zum Schluss prüfen Sie den Readiness-Wert der Produkte: Er zeigt, was die Veröffentlichung noch blockiert.