Aktualität von Produktdokumenten und Zertifikaten im Griff: Gültigkeitsdaten, Prüfung mit Frist, Versionen mit Prüfsumme und keine Veröffentlichung mit ungültigem Zertifikat.
Welche Probleme diese Seite löst
Was das Team erhält
Nächster Schritt
Wir zeigen den Produktablauf, die öffentliche Seite, die automatischen Prüfungen und die API-Perspektive, die am besten zu diesem Anwendungsfall passt.
Im Detail
Erklärungen, Datenblätter, Anleitungen und Zertifikate kommen von verschiedenen Lieferanten, in verschiedenen Versionen und mit verschiedenen Gültigkeitsdaten. Meist landen sie in Netzlaufwerken und Postfächern, und welche Version gilt, weiß oft nur eine Person. Das Problem zeigt sich erst, wenn ein Kunde, Händler oder Prüfer nach dem aktuellen Dokument fragt und das Team nicht sicher ist, ob die Datei im Ordner noch gültig ist.
In DPPC liegen PDF-Dokumente und Zertifikate nicht in einem separaten Archiv, sondern sind konkreten Produkten zugeordnet. Ein Zertifikat hat Nummer, Aussteller, Ausstellungs- und Ablaufdatum, und ein Zertifikat kann für viele Produkte gelten. So sehen Sie sofort, welche Produkte ein Dokument betrifft und welche Produkte ihre Nachweise verlieren, wenn ein Zertifikat abläuft.
Nach Ablauf des Gültigkeitsdatums markiert DPPC ein Zertifikat automatisch als abgelaufen. Ein Produkt mit abgelaufenem oder abgelehntem Zertifikat ist nicht mehr vollständig, und der Readiness-Wert zeigt die Lücke an. Ein solches Produkt lässt sich erst wieder zur Veröffentlichung freigeben, wenn ein gültiger Nachweis hinterlegt ist. Das Gültigkeitsdatum ist auch auf der öffentlichen Produktpass-Seite sichtbar, sodass Besucher nach dem Scannen des QR-Codes sehen, bis wann ein Zertifikat gilt.
Jedes neue Dokument und Zertifikat geht mit einer Frist in die Prüfung: standardmäßig fünf Tage, bei einem Zertifikat, das innerhalb von 30 Tagen abläuft, zwei Tage. Ist die Frist verstrichen und das Dokument noch nicht entschieden, erinnert das System in der Anwendung daran. Das Review Center bündelt alle offenen Dokumente an einer Stelle und erlaubt, sie gesammelt freizugeben oder abzulehnen, mit einer Notiz zur Entscheidung.
Eine neue Dokumentversion überschreibt die alte nicht spurlos. DPPC speichert jede Version mit einer SHA-256-Prüfsumme. So lässt sich prüfen, ob eine Datei verändert wurde, und bei Bedarf eine frühere Version wiederherstellen. Freigaben, Ablehnungen und Veröffentlichungen von Produkten landen im Verlauf, und Inhaber und Administratoren der Organisation sehen das Aktivitätsprotokoll des gesamten Teams. Das Duplikat-Center hilft, dasselbe Dokument zu erkennen, wenn es mehrfach hochgeladen wurde.
Beginnen Sie mit der Produktgruppe, die die meisten Zertifikate hat. Importieren Sie Produkte und Zertifikate per CSV und fügen Sie PDF-Dokumente über den Import mit Anhängen hinzu. Automatische Vorprüfungen weisen auf Dateien mit unpassendem Namen, Duplikate und auffällige Dateigrößen hin. Nach der Prüfung zeigt der Readiness-Wert, welchen Produkten Dokumente oder gültige Zertifikate fehlen. Mit diesen Lücken beginnen Sie am besten die Gespräche mit Ihren Lieferanten.
FAQ
Jedes Zertifikat hat ein Gültigkeitsdatum. Danach markiert das System es automatisch als abgelaufen, und die betroffenen Produkte gelten als unvollständig: Sie lassen sich erst wieder zur Veröffentlichung freigeben, wenn ein gültiger Nachweis vorliegt.
Ja. Jede Version eines Dokuments oder Zertifikats wird mit SHA-256-Prüfsumme gespeichert und kann wiederhergestellt werden.
Das hängt von der Rolle in der Organisation ab, zum Beispiel Compliance-Manager oder Administrator. Jede Entscheidung wird gespeichert, und eine Ablehnung kann eine Notiz für die Person enthalten, die das Dokument hochgeladen hat.
Produktdokumente werden als PDF-Dateien bis 10 MB hochgeladen. Jedes Dokument hat einen Typ, eine verantwortliche Person, einen Prüfstatus und eine Einstellung, ob es auf der öffentlichen Produktpass-Seite erscheint.
Nein. Auf der Produktpass-Seite erscheinen nur Dokumente und Zertifikate, die als öffentlich markiert sind. Downloads laufen über Links, die 30 Minuten gültig sind, und werden protokolliert.
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