Was die automatischen Vorprüfungen kontrollieren
Jedes Mal, wenn Sie ein Dokument oder Zertifikat hinzufügen, Daten per CSV importieren oder über die API senden, führt DPPC eine Reihe von Regeln zur Datenqualität aus. Das Ergebnis ist eine Liste konkreter Hinweise und Vorschläge, etwa zu einer fehlenden Zertifikatsnummer, einem Ablaufdatum vor dem Ausstellungsdatum oder einer Datei, deren Name nicht zum Produkt passt. So werden Fehler sofort sichtbar und nicht erst in der Prüfung oder nach der Veröffentlichung des Produktpasses.
Zertifikate: Angaben, Daten und Duplikate
Bei Zertifikaten prüft das System, ob Aussteller und Nummer angegeben sind, ob das Ablaufdatum nicht vor dem Ausstellungsdatum liegt, ob das Zertifikat beim Speichern bereits abgelaufen ist oder bald abläuft und ob der Status zu den Daten passt. Es erkennt außerdem ein gleichnamiges Zertifikat, das bereits mit anderer Nummer oder anderem Aussteller gespeichert wurde. Es weist darauf hin, wenn der Name der PDF-Datei nicht zu Name oder Nummer des Zertifikats passt oder wenn die Datei auffällig klein und womöglich unvollständig ist.
Produktdokumente: passt die Datei zum Datensatz?
Bei Produktdokumenten erkennt DPPC ein Dokument mit gleichem Titel und Typ, das ein zweites Mal hinzugefügt wird, sehr kurze Titel sowie Dateien, deren Name weder SKU noch Produktnamen enthält. Hat die PDF-Datei eine lesbare Textebene, prüft das System zusätzlich, ob das Dokument das Produkt und seinen eigenen Titel erwähnt und ob es eine andere SKU, GTIN, Chargen- oder Seriennummer enthält als der Produktdatensatz. So lässt sich ein Dokument, das dem falschen Produkt zugeordnet wurde, einfach erkennen.
Datenimport: Produkte, Materialien und Lieferanten
Dieselben Regeln greifen beim CSV-Import. Bei Produkten meldet das System fehlende Marke, fehlendes Modell oder Herkunftsland, zu allgemeine Beschreibungen, ein ungewöhnliches GTIN-Format und leere Branchenfelder. Bei Materialien erkennt es Anteile, die in Summe über 100 Prozent liegen, auffällig niedrige Werte, Masseangaben ohne Einheit, fehlende Lieferanten und ein Herkunftsland, das nicht zum Land des Lieferanten passt. Bei Lieferanten weist es auf fehlende Kontaktdaten und Länderangaben sowie auf eine USt-IdNr. hin, die bereits einem anderen Lieferanten zugeordnet ist.
Hinweise, Vorschläge und die Entscheidung des Menschen
Die Vorprüfungen lehnen nichts selbstständig ab. Ein Dokument oder Zertifikat mit Hinweisen geht mit dem Status „Review erforderlich“ in die Prüfung, und die verantwortliche Person sieht, worauf sich die Hinweise beziehen. Lässt sich im lesbaren PDF-Text eine Zertifikatsnummer oder ein Aussteller finden und ist das Feld im Datensatz leer, kann das System den Wert vorschlagen. Jedes Ergebnis enthält außerdem eine Sicherheitsbewertung. Über die API stehen dieselben Prüfungen im Vorschaumodus zur Verfügung, der Hinweise zurückgibt, ohne Daten zu speichern.
Was die automatischen Vorprüfungen nicht leisten
Wir sagen das offen, weil davon das Vertrauen in den Prozess abhängt. Die Vorprüfungen sind nachvollziehbare, transparente Regeln und keine künstliche Intelligenz. Sie erkennen keinen Text aus Scans und lesen Inhalte nur aus PDF-Dateien, die eine normale Textebene haben. Sie beurteilen auch nicht, ob ein Dokument inhaltlich korrekt ist. Ihre Aufgabe ist es, Lücken, Widersprüche und Verwechslungen zu finden, bevor sich ein Mensch damit befasst, und die Freigabe entscheidet immer die Person, die das Dokument prüft.