Certyfikaty są jednym z najważniejszych dowodów w paszporcie produktu i jednocześnie jednym z najtrudniejszych do utrzymania. Pochodzą od różnych dostawców, mają różne daty ważności i często dotyczą kilku produktów jednocześnie. Jeden wygasły certyfikat na publicznej stronie produktu wystarczy, żeby klient zaczął wątpić w resztę informacji.
Dlaczego certyfikaty tak łatwo tracą aktualność
W wielu firmach certyfikat trafia do folderu po otrzymaniu od dostawcy i nikt do niego nie wraca, dopóki klient o niego nie zapyta. Wtedy okazuje się, że wygasł kilka miesięcy temu, że dostawca wysłał nowszą wersję, która utknęła w czyjejś skrzynce, albo że ten sam certyfikat jest zapisany dwa razy z różnymi numerami.
Pięć zasad, które porządkują proces
- Certyfikat przypisany do produktów. Certyfikat nie powinien leżeć w ogólnym folderze. Musi być powiązany z produktami i materiałami, których dotyczy, żeby było widać, co się stanie, gdy straci ważność.
- Komplet danych przy każdym certyfikacie. Nazwa, numer, wystawca, data wystawienia i data ważności. Brak numeru utrudnia późniejsze dopasowanie, a brak daty ważności uniemożliwia kontrolę.
- Przegląd z terminem. Każdy nowy certyfikat powinien przejść przegląd przez konkretną osobę w określonym czasie, a nie czekać bez końca na decyzję.
- Jedna wersja. Nowa wersja certyfikatu zastępuje starą, ale historia zostaje zachowana. Dzięki temu wiadomo, co obowiązywało w danym momencie.
- Wygasły certyfikat blokuje publikację. Produkt, którego certyfikat stracił ważność, nie powinien być publikowany jako kompletny, dopóki nie pojawi się aktualny dokument.
Jak rozmawiać z dostawcami
Najwięcej czasu oszczędza jasna informacja dla dostawcy: jakich dokumentów potrzebujecie, w jakim formacie i z jakimi danymi. Warto też zbierać certyfikaty z wyprzedzeniem, gdy data ważności się zbliża, zamiast prosić o nie w dniu, w którym klient pyta o aktualny dokument.
Jak to działa w DPPC
W DPPC certyfikat ma numer, wystawcę, datę wystawienia i datę ważności i może obejmować wiele produktów. Po upływie daty ważności jest automatycznie oznaczany jako wygasły, a powiązane produkty tracą gotowość do publikacji. Nowe certyfikaty trafiają do przeglądu z terminem: standardowo pięć dni, a dwa dni, gdy certyfikat wygasa w ciągu 30 dni. Automatyczne kontrole wstępne wychwytują brakujący numer, błędne daty i ten sam certyfikat zapisany z innym numerem lub wystawcą. Każda wersja jest zapisywana z sumą kontrolną i można przywrócić wcześniejszą.
Więcej o kontroli dokumentów piszemy w przewodniku Jak sprawdzać dokumenty i certyfikaty produktowe oraz na stronie Automatyczna kontrola dokumentów i certyfikatów.