Certifikáty patří k nejdůležitějším dokladům v produktovém pasu a zároveň k těm, které se udržují nejhůř. Pocházejí od různých dodavatelů, mají různá data platnosti a často se týkají několika výrobků najednou. Stačí jeden neplatný certifikát na veřejné stránce výrobku a zákazník začne pochybovat i o ostatních informacích.
Proč certifikáty tak snadno ztrácejí aktuálnost
V mnoha firmách se certifikát po obdržení od dodavatele uloží do složky a nikdo se k němu nevrátí, dokud se na něj nezeptá zákazník. Pak se ukáže, že platnost vypršela před několika měsíci, že dodavatel poslal novější verzi, která zůstala v něčí schránce, nebo že stejný certifikát je uložen dvakrát s různými čísly.
Pět pravidel, která proces uspořádají
- Certifikát přiřazený k výrobkům. Certifikát by neměl ležet v obecné složce. Musí být propojený s výrobky a materiály, kterých se týká, aby bylo vidět, co se stane, když ztratí platnost.
- Kompletní údaje u každého certifikátu. Název, číslo, vydavatel, datum vydání a datum platnosti. Chybějící číslo ztěžuje pozdější párování a chybějící datum platnosti znemožňuje kontrolu.
- Kontrola s termínem. Každý nový certifikát by měl projít kontrolou u konkrétní osoby v určeném čase, nikoli donekonečna čekat na rozhodnutí.
- Jedna verze. Nová verze certifikátu nahradí starou, ale historie se zachová. Díky tomu víte, co platilo v daném okamžiku.
- Neplatný certifikát blokuje zveřejnění. Výrobek, jehož certifikát ztratil platnost, by neměl být zveřejněn jako kompletní, dokud se neobjeví aktuální dokument.
Jak komunikovat s dodavateli
Nejvíce času ušetří jasná informace pro dodavatele: jaké dokumenty potřebujete, v jakém formátu a s jakými údaji. Certifikáty je také dobré shromažďovat s předstihem, když se blíží datum platnosti, a ne o ně žádat v den, kdy se zákazník ptá na aktuální dokument.
Jak to funguje v DPPC
V DPPC má certifikát číslo, vydavatele, datum vydání a datum platnosti a může se vztahovat k více výrobkům. Po uplynutí data platnosti je automaticky označen jako expirovaný a propojené výrobky ztrácejí připravenost ke zveřejnění. Nové certifikáty procházejí kontrolou s termínem: standardně pět dní, dva dny, pokud platnost certifikátu končí do 30 dnů. Automatické předběžné kontroly zachytí chybějící číslo, chybná data a stejný certifikát uložený s jiným číslem nebo vydavatelem. Každá verze se ukládá s kontrolním součtem a lze obnovit starší verzi.
Více o kontrole dokumentů píšeme v průvodci Jak kontrolovat produktové dokumenty a certifikáty a na stránce Automatická kontrola dokumentů a certifikátů.