Zertifikate gehören zu den wichtigsten Nachweisen im Produktpass und zugleich zu den am schwersten zu pflegenden. Sie kommen von verschiedenen Lieferanten, haben unterschiedliche Gültigkeitsdaten und gelten oft für mehrere Produkte zugleich. Ein einziges abgelaufenes Zertifikat auf der öffentlichen Produktseite genügt, damit Kunden an den übrigen Angaben zweifeln.
Warum Zertifikate so schnell veralten
In vielen Unternehmen landet ein Zertifikat nach Eingang vom Lieferanten in einem Ordner, und niemand schaut wieder hinein, bis ein Kunde danach fragt. Dann zeigt sich, dass es vor Monaten abgelaufen ist, dass der Lieferant eine neuere Fassung geschickt hat, die in einem Postfach hängen geblieben ist, oder dass dasselbe Zertifikat zweimal mit unterschiedlichen Nummern gespeichert wurde.
Fünf Regeln, die den Prozess ordnen
- Zertifikate sind Produkten zugeordnet. Ein Zertifikat gehört nicht in einen allgemeinen Ordner. Es muss mit den Produkten und Materialien verknüpft sein, für die es gilt, damit sichtbar ist, was passiert, wenn es abläuft.
- Vollständige Angaben zu jedem Zertifikat. Name, Nummer, Aussteller, Ausstellungs- und Ablaufdatum. Ohne Nummer wird die spätere Zuordnung schwierig, ohne Ablaufdatum ist keine Kontrolle möglich.
- Prüfung mit Frist. Jedes neue Zertifikat sollte von einer bestimmten Person innerhalb einer festgelegten Zeit geprüft werden, statt endlos auf eine Entscheidung zu warten.
- Eine gültige Version. Eine neue Fassung ersetzt die alte, der Verlauf bleibt aber erhalten. So ist nachvollziehbar, was zu welchem Zeitpunkt galt.
- Ein abgelaufenes Zertifikat blockiert die Veröffentlichung. Ein Produkt, dessen Zertifikat nicht mehr gültig ist, sollte nicht als vollständig veröffentlicht werden, bis ein aktueller Nachweis vorliegt.
Wie Sie mit Lieferanten sprechen
Am meisten Zeit spart eine klare Information an den Lieferanten: welche Dokumente Sie brauchen, in welchem Format und mit welchen Angaben. Fordern Sie Zertifikate außerdem rechtzeitig an, wenn das Ablaufdatum näher rückt, statt erst an dem Tag, an dem ein Kunde nach dem aktuellen Dokument fragt.
So funktioniert es in DPPC
In DPPC hat ein Zertifikat Nummer, Aussteller, Ausstellungs- und Ablaufdatum und kann für viele Produkte gelten. Nach Ablauf des Gültigkeitsdatums wird es automatisch als abgelaufen markiert, und die verknüpften Produkte verlieren ihre Veröffentlichungsbereitschaft. Neue Zertifikate gehen mit einer Frist in die Prüfung: standardmäßig fünf Tage, zwei Tage, wenn das Zertifikat innerhalb von 30 Tagen abläuft. Automatische Vorprüfungen erkennen eine fehlende Nummer, falsche Daten und dasselbe Zertifikat mit anderer Nummer oder anderem Aussteller. Jede Version wird mit Prüfsumme gespeichert und kann wiederhergestellt werden.
Mehr zur Dokumentenprüfung lesen Sie im Leitfaden Produktdokumente und Zertifikate richtig prüfen und auf der Seite Automatische Prüfung von Dokumenten und Zertifikaten.